先生、フリーランスになると、パソコンとか本とかを買ったお金が経費になるって聞いたんですけど、何でも経費にしていいんですか？
経費にできるかどうかは、「それが仕事に必要かどうか」で決まるんだ。何でも経費にできるわけじゃないけど、正しく理解すれば、節税しながら自分のビジネスを成長させることができるよ。
でも、判断が難しそう…間違えたら大変なことになりませんか？
確かに最初は迷うこともあるよね。でも、基本的な考え方さえ理解しておけば、それほど難しくない。今日は、経費の本質から、具体的な判断基準、そして最近のAI会計ソフトを使った楽な管理方法まで、一緒に学んでいこう。
経費ってそもそも何？
経費とは、事業を行うために必要な支出のことです。会社員の場合は会社が経費を負担してくれますが、フリーランスは自分で支払った経費を記録し、確定申告で申告することで、税金の計算対象となる所得を減らすことができます。
つまり、経費を正しく記録することは、単なる帳簿管理ではなく、適正な税金を納めるための重要な作業なのです。
例えば、年間の収入が300万円あって、経費が100万円かかった場合、税金の計算対象となるのは「300万円 - 100万円 = 200万円」です。経費をきちんと記録することで、実際の利益に見合った税金を払うことができます。
経費管理がもたらす価値
経費を記録し管理することは、確定申告のためだけではありません。自分のビジネスを健全に成長させるための、重要な経営活動の一部です。
経費を記録するだけで、こんなにメリットがあるんですね！でも、具体的に何が経費になるんですか？
それが一番気になるところだよね。まずは、経費として認められるための基本的な考え方から見ていこう。
経費として認められる基準
経費にできるかどうかの判断で最も重要なのは、「その支出は事業に必要だったか」を説明できるかどうかです。税務署に「なぜこれが経費なのですか？」と聞かれたとき、合理的な説明ができれば問題ありません。
経費として認められるかどうかは、金額の大小ではなく、「事業との関連性」がすべてです。100円のノートでも、仕事で使ったものなら経費になりますし、10万円のパソコンでも、プライベートでしか使わないなら経費にできません。
3つのチェックポイント
経費として計上する前に、以下の3つをチェックしましょう。この3つすべてを満たすものが、安心して経費にできる支出です。
1. 事業との関連性
その支出は、本当に仕事のために必要でしたか？プライベートで使ったものは経費にできません。
重要なのは、「なぜその支出が仕事に必要だったのか」を第三者に説明できるかどうかです。同じ商品でも、職種や状況によって判断が変わることがあります。
判断のポイント:
- Webエンジニアが開発用のノートPCを買う → ○（明らかに仕事に必要）
- Webエンジニアがゲーム機を買う → ×（仕事との関連性が説明しにくい）
- ゲーム開発者がゲーム機を買う → ○（競合調査や研究のため、と説明できる）
このように、同じゲーム機でも、エンジニアの専門分野によって経費になるかどうかが変わります。
2. 証明可能性
その支出を証明する証拠（領収書、レシート、請求書など）がありますか？記憶だけでは経費として認められません。
税務調査では、経費として計上したすべての支出について、証拠となる書類の提示を求められることがあります。「確かに買ったけど、レシートを捨ててしまった」では通用しません。
必要な情報:
- いつ（日付）
- どこで（店名・サービス名）
- 何を（品目・内容）
- いくら（金額）
これらの情報が記載された証拠書類を、必ず保管しておきましょう。
3. 常識的な金額
金額が常識の範囲内ですか？過度に高額な支出は、本当に事業に必要だったのか疑問視されることがあります。
「仕事に必要」だからといって、どんな高額な支出でも経費になるわけではありません。その金額が業務内容に見合っているか、同業者と比較して妥当な範囲かという観点も重要です。
例:
- 開発用のMacBook Pro（30万円程度） → ○（エンジニアとして妥当）
- 自宅用の100万円の高級チェア → △（説明が必要）
高額な支出の場合は、「なぜその金額のものが必要だったのか」を説明できるようにしておきましょう。
なるほど、「仕事に必要」「証明できる」「妥当な金額」の3つですね。具体的にどんなものが経費になるのか、もっと知りたいです！
では、フリーランスエンジニアがよく使う経費を、カテゴリ別に見ていこう。
フリーランスエンジニアの経費一覧
フリーランスエンジニアとして働く際に、経費として計上できる主な支出をカテゴリ別に整理しました。これらは一例であり、事業内容や働き方によって変わります。
パソコンなど10万円以上の機材は、購入した年に全額を経費にするのではなく、減価償却という方法で数年に分けて経費計上します。例えば、30万円のMacBookを購入した場合、法定耐用年数（PCは4年）に従って、毎年7.5万円ずつ経費として計上します。詳しくは会計ソフトや税理士に相談しましょう。
こんなにたくさん経費にできるものがあるんですね！でも、中には「これは経費になるのかな？」って迷うものもありそうです。
経費の判断で一番難しいのが、「グレーゾーン」と呼ばれる微妙なケース。実際の例を見ながら、どう判断すればいいか考えてみよう。
グレーゾーン：判断に迷う経費
経費になるかどうかの判断が難しいケースもあります。大切なのは、「仕事のために使ったか」を明確に説明できるかどうかです。
クライアントとの打ち合わせで利用したカフェ代。日時・相手・議題をメモしておく。
仕事で使う技術を学ぶための専門書。React、AWS、デザインパターンなど、業務に直結する内容。
クライアントや協力会社との会食費。ビジネス上の関係構築のため。相手の名前と目的を記録。
ChatGPT Plus、Spotify（作業用BGM）など、業務効率向上のためのサービス。
友人とのおしゃべりや、個人的な読書のために利用したカフェ代。仕事との関連性が説明できない。
仕事に関係ない小説や雑誌。エンタメ系の書籍は、仕事との関連性を説明しにくい。
家族や友人との食事代。プライベートな支出は経費にできません。
Netflix、Amazonプライム（娯楽目的）など、個人的な楽しみのためのサービス。
判断に迷ったときの対処法
経費かどうか判断に迷ったときは、以下の方法で対処しましょう。
- メモを残す レシートの裏に「◯◯社との打ち合わせ」「△△の技術調査のため」など、目的を書いておく
- 保守的に判断する 迷ったら経費にしない、という選択も賢明です。無理に経費計上してリスクを負うより、安全側に倒す
- 税理士に相談する 年間数万円で顧問契約できる税理士もいます。専門家の意見を聞くことで安心できます
- 税務署に確認する 所轄の税務署に電話で相談することもできます。匿名でも対応してくれます
なるほど、説明できるかどうかがポイントなんですね。でも、自宅で仕事している場合の家賃とか電気代って、どうやって計算するんですか？全部が経費になるわけじゃないですよね？
その通り。自宅を事務所として使っている場合は、「家事按分（かじあんぶん）」という方法で、事業で使っている部分だけを経費にするんだ。これは少し計算が必要だから、詳しく見ていこう。
家事按分を理解しよう
自宅をオフィスとして使っている場合、家賃や光熱費の一部を経費として計上できます。これを「家事按分（かじあんぶん）」と呼びます。
家事按分の考え方は、「全体のうち、どのくらいを仕事に使っているか」を合理的に説明できる割合で分けるというものです。
按分割合の決め方
按分割合を決める方法は大きく分けて2つあります。
1. 面積で按分する（家賃・固定資産税など）
自宅の総面積のうち、仕事専用スペースが占める割合で計算します。
例: 60㎡のアパートで、8㎡の部屋を事務所として使用
- 按分割合：8㎡ ÷ 60㎡ = 約13%
- 家賃が8万円の場合：8万円 × 13% = 10,400円が経費
2. 時間で按分する（電気代・水道代・通信費など）
1日24時間のうち、仕事で使っている時間の割合で計算します。
例: 1日8時間、週5日働く場合
- 1週間の総時間：24時間 × 7日 = 168時間
- 仕事時間：8時間 × 5日 = 40時間
- 按分割合：40時間 ÷ 168時間 = 約24%
- 電気代が1万円の場合：1万円 × 24% = 2,400円が経費
家事按分の計算ステップ
- 面積按分：自宅の図面を用意し、仕事専用スペースを測定
- 時間按分：1週間の仕事時間を記録し、全体時間との比率を計算
- 根拠を明確に：税務調査で説明できるよう、計算根拠を保管
- 家賃：賃貸契約書で金額を確認
- 電気・ガス・水道：毎月の請求書を保管
- 通信費：インターネット回線、携帯電話の利用明細
- 計算式：支出額 × 按分割合 = 経費
- 会計ソフトに記録：勘定科目は「地代家賃」「水道光熱費」など
- 毎月同じ割合で按分：一貫性を保つことが重要
按分割合は「合理的に説明できる範囲」で設定しましょう。例えば、1Kのアパート全体を事務所として100%経費にするのは難しいです。寝室やキッチンなど、明らかに生活で使う部分があるためです。一般的に、自宅兼事務所の場合は30〜50%程度が妥当とされています。
計算方法はわかりました！でも、毎月こんな計算をして、レシートも全部保管して…大変そうです。
確かに手作業だと大変だよね。でも今は、AIを搭載した会計ソフトがあるから、以前よりずっと楽になっているんだ。
経費の記録方法とAI活用
現代のフリーランスにとって、AI搭載の会計ソフトは強力な味方です。レシートの読み取りから自動仕訳まで、面倒な作業を大幅に減らしてくれます。
AI会計ソフトでできること
2026年現在、主要な会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）には、以下のようなAI機能が搭載されています。
- レシート自動読み取り（AI-OCR）
- スマホでレシートを撮影するだけで、日付・金額・店名を自動で読み取り、データ化してくれます。手入力の手間がほぼゼロに。
- 自動仕訳提案
- 銀行口座やクレジットカードと連携し、取引内容から勘定科目を自動で提案。使えば使うほど学習して精度が上がります。
- 重複検知
- 同じレシートを二重で登録しようとすると、AIが自動で検知して警告。ミスを未然に防ぎます。
- 確定申告書の自動作成
- 日々の記録データから、確定申告に必要な書類を自動生成。複雑な計算もソフトにお任せ。
経費記録の基本ルール
AIソフトを使う場合も、以下の基本ルールは守りましょう。
- レシート・領収書は必ず保管
- 電子帳簿保存法に対応した方法で、スマホで撮影して保管します。紙の原本も念のため保管しておくと安心。法律上、5年間（青色申告の場合は7年間）の保管義務があります。
- こまめに記録する
- 1ヶ月分まとめて入力するより、週に1回、できれば毎日少しずつ記録する方が楽です。記憶も新鮮なうちに記録できます。
- プライベートと分ける
- 事業用とプライベート用のクレジットカードや銀行口座を分けておくと、記録がシンプルになります。
おすすめの会計ソフト
フリーランスに人気のAI会計ソフトとして、freee会計とマネーフォワード クラウドの2つが代表的です。
freee会計は、初心者でも使いやすい設計が特徴です。質問に答えていくだけで確定申告書が作成でき、専門知識がなくても安心して使えます。特許技術による高精度な自動仕訳で、銀行やクレジットカードと連携すれば、ほとんど自動で記帳が完了します。月額1,480円から利用できます。
マネーフォワード クラウドは、機能が豊富で拡張性が高いのが魅力です。AI-OCRで証憑を自動読み取りし、請求書作成や経費精算も一元管理できます。API連携でさらに自動化を進めたい人に向いています。月額1,408円から利用可能です。
どちらのソフトも無料プランや無料トライアル期間があります。まずは両方試してみて、自分に合った方を選びましょう。使いやすさや画面の見やすさは、人によって好みが分かれます。実際に触ってみて、直感的に操作できる方を選ぶのがおすすめです。
AIがあれば、経費の記録も楽になりそうですね！でも、やっちゃいけないこともあるんじゃないですか？
そうだね。便利なツールがあるからこそ、「やってはいけないこと」をしっかり理解しておくことが大切なんだ。
やってはいけない経費処理
経費の記録で絶対にやってはいけないことがあります。これらは税務調査で発覚すると、重いペナルティが課される可能性があります。
NGな行為
- プライベート支出を経費にする
- 家族旅行を「出張」として計上する、趣味のゲーム機を「調査研究費」とするなど、明らかに仕事と関係ない支出を経費にしてはいけません。
- 領収書を偽造する
- 金額を書き換えたり、架空の領収書を作成したりする行為は、犯罪です。
- 証拠なしに計上する
- 記憶だけで「たぶんこのくらい使った」と経費を計上してはいけません。必ず証拠となる書類が必要です。
- 経費の水増し
- 実際の金額より多く計上したり、同じ領収書を複数回計上したりする行為も禁止です。
税務調査で指摘されるとどうなる？
不適切な経費計上が税務調査で発覚すると、以下のようなペナルティがあります。
- 追加で税金を払う 本来払うべきだった税金を、後から支払う必要があります
- 延滞税がかかる 納税が遅れた分、利息のようなものが上乗せされます
- 加算税がかかる 悪質と判断された場合、さらに罰金のような税金が課されます（最大で税額の40%）
- 信用を失う 悪質な脱税として刑事罰の対象になることもあります
「少しくらいなら大丈夫」という考えは危険です。税務調査は過去5年分（悪質な場合は7年分）に遡って調べられます。小さな不正が積み重なると、後で大きなトラブルになります。迷ったら経費にしない、わからないことは専門家に相談する、という誠実な姿勢が、長期的に見て自分を守ることになります。
ちゃんとルールを守って、正直に記録することが大事なんですね。
経費は節税のためのものだけど、不正をしてまで税金を減らそうとするのは本末転倒。誠実に記録して、堂々と事業を続けることが一番大切だよ。
まとめ
経費って、「仕事に必要かどうか」で判断すればいいんですね。説明できるかどうかがポイントだということがよくわかりました！
そう、それが一番大事。何でも経費にできるわけじゃないけど、正しく理解すれば、適正な税金を払いながら、自分のビジネスを成長させるための支出ができるようになる。
家事按分とか、最初は難しそうだと思ったけど、AIソフトを使えば自動で計算してくれるんですよね。これなら私にもできそうです！
今から経費の感覚を身につけておけば、将来フリーランスになったときもスムーズに対応できるよ。迷ったときは、税理士さんや税務署に相談することも忘れずに。
- 判断基準は「事業関連性」 その支出が仕事に必要だったか、説明できることが最重要
- 3つのチェックポイント 事業との関連性、証明可能性、常識的な金額を確認する
- 証拠を必ず残す レシート・領収書は5〜7年間保管する義務がある
- 家事按分は合理的に 自宅兼事務所の場合、面積や時間で按分割合を計算する
- AIソフトを活用する freeeやマネーフォワードなどで記録を自動化し、負担を軽減
- 誠実な記録が基本 迷ったら経費にしない、わからないことは専門家に相談する
次回は、社会保険と国民年金の仕組みについて学びます。税金と同じく、フリーランスとして知っておくべき大切な知識です。