クライアント・チームとのやりとりの基本

フリーランスエンジニアになったら、クライアントやチームの人とどうやってコミュニケーションをとるんですか？メールとか、チャットとか…

そうだね、フリーランスは一人で仕事をするイメージがあるけど、実際にはクライアントやチームと頻繁にやりとりするよ。むしろ、丁寧なコミュニケーションができるかどうかが、信頼を得られるかの分かれ目になるんだ。

でも、何て書けばいいか迷いそうです。失礼にならないか心配で…

大丈夫。コミュニケーションには基本の型があるから、それを覚えれば自然と書けるようになるよ。今日は、メール・チャット・会議それぞれの使い分けと、相手の時間を守る文章の書き方を学ぼう。

コミュニケーションの基本は「相手の負担を減らす」

ビジネスのコミュニケーションで最も大切なのは、「相手が理解しやすく、次の行動が明確になる」ことです。フリーランスは、会社員と違って「上司が確認してくれる」「同僚がフォローしてくれる」といった環境がありません。だからこそ、クライアントやチームメンバーに対して、自分から積極的に、わかりやすく情報を伝える必要があります。

長々と説明するよりも、必要な情報をコンパクトに伝える方が、相手にとって親切です。相手の時間を奪わない配慮が、信頼関係を築く第一歩になります。

最低限押さえるべき4つのポイント

どんなコミュニケーションでも、以下の4点を意識すると、相手が困りません。

この4点を意識すると、相手は「何について、何を判断すればいいのか」がすぐにわかります。逆に、これが抜けていると、相手は質問を返さなければならず、やりとりが増えてしまいます。

確かに、自分が質問されたときも、この4つがあると答えやすいです。

そうだね。相手の立場で考えると、何を書けばいいかが見えてくるよ。

ツールの使い分け：メール・チャット・会議

コミュニケーションツールは、それぞれ特性が違います。目的に応じて使い分けることで、効率的に仕事を進められます。

なるほど、メールは正式、チャットは速さ、会議は複雑な話って感じですね。

その理解でOKだよ。ただし、チャットでも丁寧な言葉遣いは必要だからね。カジュアルだからといって、雑な文章はNGだ。

チャットの書き方：相談・依頼の基本型

チャットは手軽に使えるぶん、文章が雑になりがちです。特に「相談」や「依頼」をするときは、相手が判断しやすいように情報を整理して伝えましょう。

ビジネスコミュニケーションでよく使われる文章構成に「PREP法」があります。これは、P（Point：結論）→ R（Reason：理由）→ E（Example：具体例）→ P（Point：結論の繰り返し）の順序で伝える方法です。最初に結論を述べることで、相手は「何の話か」がすぐにわかり、その後の説明を理解しやすくなります。

相談や依頼の場合も、この考え方を応用して、結論から先に伝え、理由や具体的な選択肢を示すと、相手が判断しやすくなります。

相談・依頼の5ステップ

悪い例と良い例

APIについてですが、どのように実装すればよいか教えて下さい？

【ユーザー認証APIの実装方法についてご相談】

JWT方式とセッション方式で迷っています。

JWT：スケーラビリティが高く、マイクロサービス向き
セッション：実装がシンプルで、セキュリティ管理しやすい

今回はサーバー負荷分散を想定しているため、JWT方式で進めようと思いますが、
いかがでしょうか？

明日17時までにご意見いただけると助かります。
確認後、私が実装を進めます。

全然違いますね！良い例の方が、相手も答えやすそう。

そうだね。「どうすればいいですか」と丸投げするのではなく、「〇〇と△△で迷っていて、技術的な理由から〇〇で進めようと思います」と伝えると、相手は判断しやすくなるんだ。

一次返信で相手を安心させる

チャットは即レス（すぐに返信）が基本と思われがちですが、実は「すぐに詳しく答える」よりも「見たことを伝える」方が大切です。すぐに詳細を返せなくても、「見ました」「確認します」といった一次返信を送ると、相手は「無視されていない」と安心します。

「既読スルー」はビジネスではNGです。すぐに回答できなくても、見たことと次のアクションを伝えましょう。

会議と議事録：決定事項を記録する

会議は、複数人で認識を合わせたり、重要な判断をしたりする場です。

会議後に議事録を作成する場合は、「何が決まったか」「誰が何をするか」を明確に記録し、関係者全員に共有しましょう。

議事録に必ず含める4項目

議事録は、会議の直後（記憶が新しいうち）に作成し、関係者全員に共有します。「誰が何をするか」が明確になっているかを確認しましょう。

議事録って、全部書き起こすんですか？

いや、発言をすべて書く必要はないよ。重要なのは「決定事項」「ToDo」「期限」「担当」だけ。あとで見返したときに、何が決まって、誰が何をするかがわかればOKだ。

議事録作成のコツ

議事録は「記録」であると同時に、「次のアクションの起点」でもあります。ToDoが明確になっていれば、仕事がスムーズに進みます。

AI文章サポートの活用と注意点

メールやチャットの文章作成、議事録の整理には、AIが大きく役立ちます。ただし、使いどころと注意点を理解しておきましょう。

AIが得意なこと

AIを使うときの注意点

AIは便利だけど、丸投げはダメってことですね。

そうだね。AIは「アシスタント」として使うもの。最終的な判断と責任は、自分が持つことが大切だよ。

実際の使い方（具体例）

AIを使う際は、「何を出力してほしいか」を具体的に指示することが重要です。たとえば、以下のような使い方が効果的です。

例1：メールの叩き台作成

プロンプト：
「クライアントに納期延長をお願いするメールを書いてください。
理由は、予期せぬバグ対応に時間がかかったため。
現在の納期：1月20日、希望する延長：3日間」

AIが生成した文章を確認し、自分の言葉で調整してから送ります。

例2：議事録の整理

プロンプト：
「以下のメモを、決定事項・未決事項・ToDoに分類して、
議事録形式にしてください」
（メモを貼り付け）

AIが整理してくれた内容を確認し、抜け漏れがないかチェックします。

まとめ

今日学んだのは、コミュニケーションには「目的・状況・期限・次のアクション」の4つを入れること、メールとチャットと会議を使い分けること、相談するときは選択肢と自分の推奨案を添えること、ですね。

議事録は「決定事項・ToDo・担当・期限」をしっかり書いて、すぐに共有することが大事だとわかりました。

よくまとめたね。コミュニケーションは「相手の時間を守る」という意識が根底にあるんだ。必要な情報がコンパクトにまとまっていると、相手は判断しやすく、仕事がスムーズに進むよ。AIはサポート役として使いながら、自分で最終確認することを忘れずにね。